Tips Para Ser Más Productiva

Tengo que admitir que si bien me siento súper orgullosa de ser una persona súper organizada. Nunca estuvo en mi naturaleza serlo. Siempre fui de las que dejaban todo para última hora, hacía las cosas apurada para terminarlas y si bien eso nunca me creó problemas (porque estamos hablando de que yo era así cuando estaba en el colegio y en parte de mis años de carrera, así que whatever), si me creó mucho estrés.

Y en algún momento de mi vida, hace muchísimos años decidí que quería cambia y organizarme bien para hacer con tiempo mis tareas pendientes y disfrutar al máximo mi tiempo libre.

Así lo hice y fue uno de los cambios más radicales e importantes que logré en mi vida. De todas maneras no estoy diciendo que soy la persona más organizada del universo y que deberían hacer lo mismo que yo hice. Pero si les puedo decir que cuando me propongo algo lo logro y me he dado cuenta que no sólo mis días en general son súper productivos, si no que logro hacer muchas cosas y todo eso lo logro sin estrés, gracias a la organización. 

Primero les voy a contar cómo funciono yo para que se hagan una idea de cómo me organizo y cuál es la estructura que uso. Y después les voy a dejar una lista con varios tips sobre cómo ser productiva, todos sacados de distintos websites, que aparecen enlistados al final de este post.

A ver, empecemos. A mi lo que más me estresa es saber que me toca una semana pesada o un día muy ajetreado. Pensar que tengo mil cosas que hacer e imaginarme en qué momento voy a lograr todo. Ese creo que es uno de los momentos más estresantes para mi, pensar en todo lo que se viene y preguntarme cómo lo lograré todo. Me carga sentirme así porque ni si quiera ha llegado el día en que tengo que ponerme a trabajar y ya estoy angustiándome por esas tonteras. En esos momentos lo mejor que puedo hacer, es planificar mi día o semana con todas mis tareas, asignándole un horario a cada una y por supuesto cumpliendo con esas metas realistas que me puse.

Ya el sólo hecho de hacer eso me quita todo el estrés porque resulta que en mi mente parecían ser demasiadas cosas, pero al final resulta que eran 7 por ejemplo y si bien algunas tomarán tiempo, las horas del día serán más que suficientes para lograrlo todo. Sabiendo eso me puedo ir a la cama feliz, dormir tranquila y relajada y sentirme lista para enfrentar el día que me espera.

Llega el día en que tengo mil pendientes y parto como bala. Me levanto energéticamente, hago todo dentro del tiempo correspondiente y por ningún motivo me pongo a revisar mi Instagram (salvo las notificaciones si tengo tiempo, si no queda para otro momento), tampoco respondo mensajes por whatsapp, especialmente los de grupos de amiguis donde no se requiere mi presencia de forma urgente ni están hablando temas que no puedan quedar para otro momento. Si tengo algún mail de pega que responder o una llamada que hacer, lo veo en el momento o le hago un espacio en mi agenda para verlo durante el día.

Y ya sin distracciones, me enfoco en el presente y con toda la energía del mundo, hago lo que tengo que hacer de la mejor manera posible. De manera concentrada y dentro del tiempo adecuado. Ya el saber que tengo un deadline para cada tarea hace que me enfoque en terminarla a tiempo.

Si tengo una tarea muy grande con la que cumplir, como por ejemplo alguna celebración (ustedes saben que es de mis actividades favoritas), me enfoco en dividir todo en pequeñas tareas y avanzar en algunas un par de días antes y delegar ciertas tareas a ciertas personas. Afortunadamente mi trabajo es cero involucrado, yo llego a un evento a interpretar y cuando el evento se acaba mi trabajo también. No me quedan tareas pendientes, preocupaciones relacionadas a lo que se conversó en el evento o reunión, se termina mi pega y quedo completamente liberada, no me llevo pega a la casa, excepto cuando tengo que estudiar, pero aparte de eso…..es súper relajado para mi, el no tener preocupaciones contínuas relacionadas a mi trabajo. Pero como trabajo freelance, siempre está la preocupación que te genera no tener un trabajo estable, con un sueldo fijo y peor aún, con muchos pagos pendientes y que varios se atrasen. En ese sentido si es estresante mi trabajo, pero yo agradezco todos los días que en mi caso no es tan terrible porque me va bien, no tengo muchos gastos, siempre está Daddy por si lo necesito y tengo buenos contactos, así que pega no me falta. Y cuando no hay mucho trabajo, me relajo y aprovecho el tiempo en hacer otras cosas, como bloggear, salir, inventar panoramas, ustedes saben….

De todas maneras tengo que ser súper ordenada con los pagos, pero no lo soy mucho haha. Anoto todas las pegas que hago, toda la plata que me deben, llevo registro de cuándo deberían salir los pagos y si se acerca la fecha estoy pendiente y si se atrasa el pago me pongo en contacto con quien me debe plata. Pero igual no siempre estoy tan pendiente, a veces me acuerdo de un pago y me doy cuenta que debería haber salido hace semanas, otras veces ni me acuerdo que me debían plata y llega mágicamente, eso es bacán haha. Y eso es todo lo que les contaré sobre cómo ordenarse con la plata, porque claramente en ese aspecto no soy una experta, así que sería muy descarado y desubicado ponerme a escribir sobre este tema haha.

Aún así, por muy relajada que yo sea con el tema de pega, eso no significa que no haya estrés en algunas áreas o épocas de mi trabajo, que en mi vida no lidie con deadlines y con estrés en general. Claro que si, como todo el mundo. Incluso cuando se trata de cosas tan simples como organizar la Navidad en familia. Y también me pasa que como cuento con más tiempo libre que mucha otra gente que tiene un trabajo de oficina, me involucro en muchas más actividades recreativas y eso mal que mal también termina agotando o estresando porque cuando te lo pasas ocupada, ya sea por decisión propia o no, tienes que saber organizarte bien para lograr hacerlo todo y aún tener tiempo de descansar como mereces.

Así que para mi esto de la organización es súper simple. Me apoyo de herramientas como mi planificador, que me gusta decorarlo súper lindo para que se mantenga interesante y sea una actividad divertida y positiva tener que actualizarlo, en vez de una tarea tediosa que postergo una y otra vez. También ando siempre con mi libretita y lápiz en caso que necesite anotar algo con mi puño y letra. Uso Evernote, que me encanta porque se sincroniza con mi iPhone, MacBook y iPad, así que desde el dispositivo que sea, puedo ver mi lista de pendientes, lista de compras donde voy tachando lo que ya hice o lo que ya compré. Guardo fotos, ideas, inspiración y artículos de cosas que me gustan. Tengo todo organizado por carpetas y de verdad que no me imagino mi vida sin esta maravilla. Pero es la única app de productividad de uso. Si me permiten darles un consejo, traten de usar sólo una app, busquen entre todas las que hay y usen sólo una o dos máximo (pronto haré un post con mis recomendaciones, aunque obvia que la ganadora será mi fiel Evernote). Porque es imposible usar tantas al mismo tiempo, a mi en lo personal me colapsa, por eso trato de siempre usar la más completa y listo.

También uso mucho los recordatorios de iPhone, me encanta porque se les puede poner alarma, también se sincroniza con mis otros dispositivos y además de poner alarma por fecha y hora, se puede poner alarma con referencia a un lugar. Por ejemplo si siempre que van al Jumbo se les olvida comprar bolsas ziplock, pueden poner un recordatorio por ubicación, ponen la dirección del Jumbo al que van siempre y la próxima vez que anden por ahí, su celu les va a recordar que compren bolsas ziplock. También es súper útil si dejaron un chaleco hace siglos en la casa de su mejor amigui y siempre olvidan pedírselo y ella siempre olvida devolvérselos y se puede aplicar en muchas cosas más. Así de top.

Como ven, no es taaanto lo que yo hago, pero son cosas básicas que desde hace mucho tiempo incorporé en mi vida y que ya son más que parte de mi rutina. Hoy en día no me cuesta nada hacerlas y no saben lo rico que se siente saber que tienes tiempo para dormir a la hora que corresponde, tiempo para relajarte, tiempo para hacer tus cosas, o tiempo para meterte en aún más cosas que te mantienen ocupada hehe. Creo que la clave está en enfocarse en algo y lograrlo, no matter what. Así de simple.

Yo siento que la vida es tan corta, ¿cómo me lo voy a pasar estresada, apurada y sin tiempo para relajarme? Ahora si ustedes quieren lograr lo mismo, espero que les hayan servido mis consejos personales y que les ayuden aún más estos tips que encontré para ustedes:

• Aprovecha las horas más productivas del día (generalmente en la mañana) en hacer las tareas que requieren más esfuerzo y energía.

• Deja de esperar que se den las condiciones perfectas para ponerte a trabajar en algo importante. Nada más efectivo que la acción inmediata.

• Limpia y ordena tu lugar de trabajo, mientras mejor organizado esté todo, más fácil te será pensar claro.

• Elimina todas las distracciones como la televisión, el teléfono, Facebook, Pinterest, incuso tu mail personal. Está bien tener el celu cerca, pero siempre y cuando lo revises sólo cuando es estrictamente necesario.

• Créate una rutina de trabajo y manténte firme a ella. Después verás que con el tiempo se te da casi de manera natural.

• Duerme bien y levántate temprano. No dejes que te gane la flojera en las mañanas. Si dejas que tu cuerpo descanse lo suficiente, verás que no cuesta nada salir de la cama.

• No trates de abarcar más de lo que puedes, ponte metas realistas.

• No trates de hacerlo todo sola. Si hay algo que alguien puede hacer mejor que tu, delégalo.

• No le digas que si a todo y a todos. Si hay algo que no puedes hacer, o no quieres hacer, recházalo.

• Enfócate en una cosa a la vez y luego avanza a la siguiente tarea. Está comprobado que el multitasking no funciona, al tratar de hacer muchas cosas a la vez, se interrumpen las funciones cerebrales, por eso tratar de lograr muchas cosas al mismo tiempo siempre resulta ser muy poco efectivo.

• Medita y ejercítate seguido, esto ayuda mucho a enfocarse y relajarse. Dos cosas altamente necesarias para lograr un estilo de vida productivo.

• Hidrátate. Te dará mucha más energía y te ayudará a avanzar con tu día.

• Trabaja en bloques y tómate breaks entremedio. Puedes hacer 90 mins de trabajo y 10 de descanso ó 45 mins de trabajo y 5 de descanso. O como tu estimes conveniente. Lo importante es que cumplas con tu esquema.

• Practica el mindfulness. El aquí y el ahora. No te quedes pegada pensando en el pasado, el futuro, en cualquier cosa que te distraiga de lo que estás haciendo. Concéntrate en el presente y verás como avanzas en tus tareas de manera productiva. Si se fijan bien, la mayoría de las veces que cometemos errores, es porque nuestra cabeza estaba en otra parte.

• Toma sol en la mañana si es posible, por un par de segundos. Trabaja cerca de una ventana luminosa. Nada peor y menos productivo que trabajar en un lugar oscuro o con luz artificial. Mientras más luz recibas, más energía tendrás para hacer tu trabajo.

• Da un cumplido. Si trabajas con más gente, trata de demostrar lo mucho que valoras a tus empleados o colegas. Está comprobado que cuando la gente se siente valorada, trabaja mucho mejor y de manera más productiva.

• Si tienes una tarea demasiado grande, divídela en pequeñas tareas y ve avanzando todos los días de a poco. Será mucho menos estresante, menos agotador y de seguro no hará que te angustie el sólo pensar que tienes que comenzar a trabajar en algo que sabes que te tomará una eternidad.

• Haz una lista de las cosas que son absolutamente necesarias, otra de las que puedes hacer en cualquier momento y otra de las que definitivamente no deberías hacer.

• Ponte una meta diaria (se lo más realista y menos masoquista posible). Cuando tienes todo el tiempo del mundo, te toma muchísimo más tiempo lograr tus metas. En cambio cuando tienes un deadline, sabes que estás obligada a ser más productiva. Es por eso que mucha gente «trabaja bien bajo presión», cuando en realidad es gente que procastinó todo el tiempo y no le queda otra que trabajar encima de la fecha de entrega. Si bien se puede hacer bien la pega de esa manera, es mucho mejor y menos estresante tenerla lista con tiempo suficiente.

• Asigna distintos tiempos a distintas tareas y trata de cumplir con todo. Si es posible, hasta podrías tratar de terminar antes.

• Recompénsate. Esto puedes hacerlo de muchas formas. Si sabes que se viene una semana difícil, trabaja mucho y con enfoque, piensa que si logras terminar todo a tiempo, tu recompensa será un fin de semana de relajo, libre de preocupaciones. Si alcanzas a terminar cierta tarea antes de cierta hora, recompénsate con unos 15 minutos de relax, una tacita de té y revisa tu celu, responde los mensajes de tus grupos de whatsapp, haz un poco de online shopping o vitrinea algo, lee a Mila Punto Com…qué se yo.

• Revisa tu progreso. Sigue haciendo lo que haces bien y trabaja en esos detalles que te faltan para llegar a estar conforme. Pero por ningún motivo te tortures si algo no va por el camino correcto. Con que al menos te preocupes de mejorar, ya estás en buen camino.

• Cambia de lugar. Si quieres tener una mañana efectiva, libre de distracciones (especialmente si trabajas desde casa), intenta ir a una cafetería. Estar fuera de casa o del mismo lugar donde siempre trabajas ayuda a que te distraigas menos y te concentres más en tu trabajo y avances con mayor productividad.

• Lee noticias al final del día. El tratar de mantenerte al tanto con demasiada información puede distraerte e incluso hacer que te deprimas con tanto drama. En tus ratos libres puedes leer titulares, pero se recomienda dejar la lectura densa para más tarde, cuando haya terminado tu jornada laboral y hayas aprovechado tus horas de mayor productividad al máximo.

• Pon el cronómetro y trata de lograr la mayor cantidad de tareas en 10 minutos, ó 15. Puedes proponerte limpiar el cajón de tu escritorio, tu cartera, la billetera, todas esas pequeñas tareas que toman poco tiempo y que siempre postergas.

• Y siempre que recuerdes que tienes algo pendiente, si te va a tomar menos de 15 minutos, hazlo altiro.

• Anota todo en un cuaderno o en tus notas del celu. De esa manera despejas tu mente para enfocarte en el presente, en vez de estar preocupada de todas las cosas que no debes olvidar hacer.

• Aliméntate bien y recuerda comer snacks saludables entre comidas. Opta por alimentos altos en proteína y antioxidantes.

• Entrena tu cerebro. Practica con juegos como sudoku, crucigramas, o con las cientas de aplicaciones para que tu cerebro esté súper en forma. También puedes pintar mandalas, algo que te relaje y al mismo tiempo haga trabajar tu cerebro sin estrés.

• Pon algo amarillo en tu oficina o lugar de trabajo. Este color logra bajar los niveles de melatonina (la hormona que hace que te sientas somnolienta) y te da más energía para completar tus tareas. Además que es un color muy lindo y alegre.

• Y pase lo que pase, no te rindas.

Fuentes:

Real Simple

Robin Sharma

Woman’s Day